Mutabakat ve e-Mutabakat Nedir? Nasıl Yapılır? Form Örneği

Mutabakat Nedir?

İki taraf arasında mali veya ticari konularda hesapların doğrulanması ve üzerinde anlaşma sağlanmasına mutabakat adı verilir. İş dünyasında özellikle muhasebe ve finans alanlarında firmaların alacak ve borç hesaplarını karşılıklı olarak teyit etmesi amacıyla kullanılır. “Mutabakat ne demek?” sorusuna yanıt olarak şirketlerin muhasebe kayıtlarını düzenli hale getirmek, hatalı işlemleri önlemek ve finansal güvenilirliği artırmak için yapılan bir süreç olduğunu söyleyebiliriz.

Mutabakat işlemi özellikle yıl sonlarında ve dönem sonlarında firmaların finansal durumlarını netleştirmeleri için büyük önem taşır. Çek, senet, fatura ve banka hesapları gibi ticari işlemlerin doğrulanması için karşılıklı mutabakat yapılır. Tarafların uzlaşmasını belgelemek için mutabakat mektubu veya mutabakat maili gönderilir.

e-Mutabakat Nedir?

e-Mutabakat geleneksel mutabakat işlemlerinin elektronik ortamda yapılmasını sağlayan sistemdir. Firmalar, muhasebe kayıtlarını ve hesap hareketlerini dijital ortamda eşleştirerek hatalı işlemleri önleyebilirler. e-Mutabakat, e-Fatura, e-Arşiv ve e-Defter gibi dijital muhasebe sistemleriyle entegre çalışarak iş süreçlerini hızlandırır. e-Mutabakatın en önemli avantajları şunlardır:

• Kâğıt ve evrak kullanımını azaltarak iş süreçlerini hızlandırır.
• Veri güvenliğini artırır ve olası hataların önüne geçer.
• Muhasebe kayıtlarını dijital olarak saklama imkânı sunar.
• Taraflar arasında daha şeffaf iletişim sağlar.

Mutabakat Nasıl Yapılır?

Mutabakat işlemi iki tarafın muhasebe kayıtlarını karşılıklı olarak kontrol etmesiyle yapılır. Mutabakat anlaşması tarafların finansal hesaplarının uyumlu olup olmadığını doğrulayan resmi belgedir. Mutabakat sürecinin adımları şu şekildedir:

1. Şirketler, karşı tarafla mutabık kalmak istedikleri hesapları belirler.
2. Borç ve alacak hesaplarını içeren mutabakat formu düzenlenir.
3. Taraflar, mutabakatı onaylamak için mutabakat mektubu veya mutabakat maili ile karşı tarafa bilgi verir.
4. Karşı taraf, hesapları kontrol ederek onay verir veya eksiklikleri bildirir.
5. Mutabık kalınan kayıtlar muhasebe sistemine işlenir.

Mutabakat Formu Nedir?

Mutabakat formu bir şirketin diğer bir şirket ile finansal hesaplarını karşılaştırmak ve doğrulamak için kullanılan resmî belgedir. Belge, borç ve alacak hesaplarını, ödeme tarihlerini ve toplam bakiyeleri içerir. Mutabakat formları genellikle şu türde olabilir:

• Cari Hesap Mutabakat Formu (Firmalar arası borç-alacak mutabakatı için kullanılır.)
• BA-BS Mutabakat Formu (Mal ve hizmet alımlarına dair KDV’li tutarların karşılaştırılması için kullanılır.)
• Banka Mutabakat Formu (Banka hesaplarının doğrulanması için hazırlanır.)

Mutabakat sürecinde firmaların eksiksiz işlem yapabilmesi için mutabakat formu örneği kullanmaları önerilir.

Mutabakat Formu Örneği

Aşağıda bir mutabakat formu örneği yer alır:

MUTABAKAT FORMU

Tarih: [Gün/Ay/Yıl] 

Gönderen Firma Bilgileri:

Firma Adı: ABC Ltd. Şti. 

Vergi No: 1234567890 

Adres: İstanbul, Türkiye 

Alıcı Firma Bilgileri:

Firma Adı: XYZ A.Ş. 

Vergi No: 0987654321 

Adres: Ankara, Türkiye 

Mutabık Kalınan Hesaplar:

Borç: 50.000 TL 

Alacak: 50.000 TL 

Kalan Bakiye: 0 TL 

Yetkili Kişi:

Adı-Soyadı: [Yetkili Adı] 

İmza: ___________ 

Mutabakat Formu Nasıl Doldurulur?

Mutabakat formu doldurulurken aşağıdaki bilgiler eksiksiz şekilde yazılmalıdır:

• Tarih ve mutabakat numarası
• Gönderen ve alıcı firma bilgileri
• Borç ve alacak hesapları
• Toplam bakiye tutarı
• Yetkili kişi bilgileri ve imzası

Mutabakat Maili Nasıl Yazılır?

Mutabakat maili, iki şirket arasında yapılan mutabakat sürecini belgelemek için elektronik ortamda gönderilen onay mailidir. Mutabakat maili yazarken şu noktalara dikkat edilmelidir:

1. Mailin konu satırında “Mutabakat Onayı” gibi net ifade kullanılmalıdır.
2. Mailde, mutabakatı gönderen kişinin adı ve iletişim bilgileri yer almalıdır.
3. Mail gövdesinde borç, alacak ve bakiye bilgileri eksiksiz belirtilmelidir.
4. Mutabakat formu PDF veya Excel formatında eklenmelidir.

Örnek Mutabakat Maili:

Konu: [Firma Adı] ile Mutabakat Onayı 

Sayın Yetkili, 

Firmamız ile [Karşı Taraf Firma Adı] arasında yapılan mutabakat kapsamında aşağıda belirtilen hesap bilgilerini onayınıza sunarız: 

– Borç: [Tutar] 

– Alacak: [Tutar] 

– Bakiye: [Tutar] 

Mutabakat formunu ekte inceleyebilir ve onayınızı ivedilikle bildirebilirsiniz. 

Saygılarımızla, 

[Gönderen Firma Adı] 

[Yetkili Kişi Adı] 

[İletişim Bilgileri] 

Mutabakat işlemi, şirketlerin finansal kayıtlarını düzenlemesi, ticari ilişkilerini sağlamlaştırması ve olası uyuşmazlıkları önlemesi açısından büyük önem taşır. “Mutabakat ne demek?” sorusuna yanıt olarak şirketler arası mali hesapların kontrol edilmesi ve doğrulanması sürecidir. Mutabakat formu örneği, mutabakat maili, mutabakat mektubu örneği gibi belgeler sürecin resmi olarak tamamlanmasına yardımcı olur. Doğru bir mutabakat süreci firmaların güvenli ticaret yapmasını ve mali kayıtlarını hatasız şekilde yönetmesini sağlar.

Mutabakat anlaşma ve uzlaşma anlamına gelmektedir. İşletmelerin hesap defterlerinin uyumunu kontrol eden bir formdur. İşletme hesap defterinin uyumunu borç alacak bakiyesini karşılıklı teyit ederek kontrol eden cari mutabakat işletmeler arasında ticari anlaşma için çok önemli.

Olumsuz (negatif) Mutabakat formu, Olumlu (pozitif) Mutabakat formu ve Bakiyesiz (boş bakiyeli) Mutabakat formu olmak üzere 3 farklı şekli vardır.

Olumsuz (negatif) Mutabakat Formu:Müşteriye bakiye bildirilir. Eğer mutabık olunuyorsa müşterisinden mektuba cevap vermemesi istenir. Mutabık olunuyorsa hesap bakiye bilgisi istenir.

Olumlu (pozitif) Mutabakat Formu: İlgili işletme müşterisine mutabakat formu gönderir ve uzlaşma ya da uzlaşmama durumunda cevap vermesini ister.

Bakiyesiz Mutabakat Formu: İlgili işletme müşterisine bakiye miktarı belirtilmemiş form gönderir ve müşterisinden bakiye bilgisini talep eder.

Cari Hesap Mutabakat Formu Nedir?

İşletmeler firmalar ile yapmış oldukları mal alımının ve müşterileri ile yapmış oldukları satışların kontrolünü yaparlar. İşte burada cari hesap mutabakat formu doldurulur. Bu form sayesinde yapmış olunan tüm malların alım ve satımın işlemlerinin kontrolünü yaparlar. İşletmelerin arasında bulunan anlaşma prensibine dayalı olan mutabakat formu ile işletmelerin hesaplarının birbirleriyle tutup tutmadığı kontrol edilir.

Cari hesap mutabakat formu hazırlanır ve hazırlandıktan sonra karşı firmaya gönderilir. Aynı şekilde karşı firmada kendisinin hazırlamış olduğu imzalı ve kaşeli cari hesap mutabakat formunu firmaya gönderir. Cari hesap mutabakat formu hazırlama için .xlsx uzantılı olarak Excel programını kullanabiliyorsunuz. Mutabakat formları telefon, e mail ve ya faks ile gönderilebiliyor. Günümüzde en pratik yolu e mail yolu ile göndermektir. Faks ve telefon şirketlerin daha fazla vaktini alır ve zaman kaybına yol açar.

E- Mutabakatın Özellikleri Nelerdir ?

E mutabakat cari hesapların toplu bir şekilde gönderimi dip toplamları alma ve tüm verileri raporlama, mutabakat dönüşlerinin zamanlanmasını takip etme gibi özelliklere sahiptir.

Bunların haricinde diğer özellikler ise şöyledir;

• Hesap açıklarını önlemek için SMS gönderme gibi özellikleri,
• Sorunlu müşterileri tespit edebilme,
• Diğer firmalar ile ilişkilerin kontrol edilmesi,
• Mutabakat dönülerinin zamanlanması,
• Sistem üzerinde karşı tarafa not yazabilme,
• Cari hesap mutabakat formunun .xlsx cari hesapları kontrol etmeyi kolay hale getirmesi,
• Birden fazla işletme için sistemi kullanabilme gibi özellikleri içermektedir.

14 Gün Ücretsiz Denemek İçin Tıklayın.

E-Mutabakat Kullanmanın Faydaları Nelerdir?

Cari hesap mutabakatları genellikle kağıt üzerinde hazır hale getirilip, çıktı olarak alınarak faks ve ya telefon yolu ile karşı firmaya gönderimi yapılıyor. Bu şekilde yapmak hem zaman kaybına yol açıyor, hem de oldukça zahmetli oluyor. Fakat Excel programı ile hazırlamak bir çok avantajı beraberinde getiriyor. Bu avantajlardan bazıları şöyle;

• E- mail yolu ile gönderildiği için hem zamandan tasarruf sağlar, hem de daha kolaydır.
• Arşivleme, kargo, kağıt gibi masrafları egale ederek düşük maliyetli olma özelliğine sahip.
• Daha az kağıt kullanıldığı için çevre dostu olma özelliğine sahip.
• Excel ile veri kaydetme ve alma özelliği olan tüm sistemler ile uyumlu bir şekilde çalışıyor.
• Sistem üzerinde kayıtlı olan dataya hızlı ve kolay bir şekilde erişim imkanını sunmuş oluyor.
• Cari hesap mutabakat formu .xlsx, yasal avantaj imkanına da sahip. Yasal zemin üzerinde hızlı dönüşler almayı sağlıyor.

On binlerce işletme sahibinin tercih ettiği ön muhasebe programı Logo İşbaşı’nda göndereceğiniz e fatura ve e arşiv faturalar için yıllık 1000 kontör HEDİYE! Üstelik ücretsiz e-faturaya geçiş danışmanlığı ile yerinizden kalkmadan, 15 dakikadan daha az bir zamanda hızlı ve kolayca e-faturaya geçebilirsiniz. Kullanan 10 kişiden 9’unun tavsiye ettiği Logo İşbaşı’nı 14 gün boyunca ücretsiz deneyebilirsiniz.

Kullanan 10 kişiden 9’unun tavsiye ettiği e fatura programı olan Logo İşbaşı’nı deneyin, binlerce işletme sahibi gibi siz de Ücretsiz e-dönüşüm danışmanlığımız ile e-faturaya geçin ve internet erişimi olan her yerden e-fatura kesin.

14 Gün Ücretsiz Denemek İçin Tıklayın.

Bu yazımızı okuyanların ilgisini çeken diğer yazılarımızı siz de incelemek isterseniz aşağıda bulabilirsiniz;